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Gestion du site par l’administrateur général

De Applications
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Le paramétrage des données générales

Avant de créer les espaces utilisateurs, il est important de configurer la plate-forme.
Accès paramétrage

Vérifier régulièrement les mises à jour par un simple « clic » 1 L’environnement graphie permet de définir le fond d’écran général, d’insérer un logo mais aussi de choisir l’endroit d’édition de ces éléments2. Certains éléments pourront être personnalisés dans l’espace utilisateurs.
3 Cette plate-forme est utilisable en plusieurs langues.
4 La messagerie instantanée peut être désactivée à ce niveau pour l’ensemble du site.

Ne pas oublier d’enregistrer les modifications sinon elles sont pas prises en compte.

Paramétrage

Les espaces utilisateurs

L'accès au espaces utilisateurs

L’accès à la gestion des espaces utilisateurs se fait soit par le menu principal 1, soit par le déroulement du menu ESPACE 2

Il convient de sélectionner GÉRER LES ESPACES DU SITE pour configurer un nouvel espace.

Gérer les espaces

L'affichage des espaces utilisateurs du site

Chaque espace 1 est paramétrable en fonction des besoins de ses utilisateurs (choix des modules 2, fond d’écran, etc.). Un utilisateur peut accéder à un ou plusieurs espaces 3 (utilisateur administrateur ). Il est possible de créer autant d’espaces que nécessaire. Il est toujours possible de modifier les paramètres à contre coup 4, voire de supprimer l’espace.

Gestion des espaces

La création d'un nouvel espace

Le nouvel espace utilisateur doit être identifié.
Le fond d’écran par défaut correspond à celui défini dans le paramétrage général de la plate-forme. Il est possible d’en choisir un autre.
Les utilisateurs de l’espace peuvent être rattachés à ce stade s’ils figurent déjà dans la base du site. Si ce n’est pas le cas, ils sont rattachés à l’espace utilisateur correspondant lors de leur création.

  •  :UTILISATEUR la personne accède uniquement à cet espace
  •  :UTILISATEUR + l’utilisateur accède à cet espace et peut envoyer des invitations pour ajouter des utilisateurs.
  •  :ADMINISTRATEUR il peut utiliser l’espace, créer des utilisateurs, envoyer des invitations mais surtout il possède tous les droits sur l’espace (lecture/écriture/suppression).
  •  :L’ESPACE PUBLIC tout le monde peut accéder à l’espace
2-1-acces-espace3.jpg
Cette partie permet d’ajouter dans les modules et de les positionner dans la barre d’outils (1er, 2ème, etc.)

Il est possible de mettre des restrictions à l’utilisation des modules. Par exemple, le module ACTUALITÉ peut être utilisé par tout le monde ou uniquement par l’administrateur de l’espace.
Ne pas oublier de VALIDER sinon les informations sont perdues

2-1-acces-espace4.jpg

Les utilisateurs du site

L'affichage de la liste des utilisateurs du site

Pour visualiser tous les utilisateurs du site, il faut obligatoirement passer par ce menu.

Attention, le module utilisateurs ne fait apparaître que les personnes rattachées à l’espace.

Espace1.png
Par exemple, l'espace 2BPGA.
Espace2.png

L'import/export des utilisateurs

Présentation Les utilisateurs sont exportables et importables au format CSV.
Les groupes utilisateurs peuvent être créés pour faciliter par la suite la sélection des personnes concernées par la tâche assignée.
Par exemple en cliquant sur Élèves, les personnes appartenant à ce groupe sont automatiquement cochées dans la liste ce qui évite des oublis ou des erreurs.

2-1-admin-utilisateurs2.jpg

Exportation des utilisateurs Sélectionner le format CSV souhaité puis 'valider'. Le fichier est alors exporté.
Sélectionner le fichier, choisir le format d’ouverture TEXTE (*.CSV,*.TXT) et ouvrir le fichier avec OpenOffice ou LibreOffice.

2-1-admin-utilisateurs3.jpg

Le jeu de caractères doit être en Unicode UTF8 Il est possible d’agir sur les séparateurs pour les remplacer par des colonnes. Une fois le fichier ouvert, il peut être enregistré dans un autre format.

2-1-admin-utilisateurs4.jpg

Importation d'utilisateurs Créer un fichier au format CSV [1] en respectant les champs et les séparateurs de champs. Ce fichier doit être crée avec OpenOffice ou LibreOffice.

Format du fichier CSV
Enregistrer le fichier sur un format csv
Enregistrement du fichier CSV
Sélectionner "Importer des utilisateurs"

Rechercher le fichier à importer puis valider la sélection

Import du fichier
Décocher les utilisateurs qui ne doivent pas être importés.
Import des utilisateurs
Affecter chaque utilisateur à un ou plusieurs espaces.

Il n'est pas possible d'affecter un ensemble d'utilisateurs à un espace lors de l'import, il faut le faire manuellement.

Fiche utilisateur
Envoyer les identifiants de connexion par courriel à chaque utilisateur.
Envoyer id & mdp

La création d'un utilisateur

Utilisateurs du site > Ajouter un utilisateur

Ajout d'un utilisateur
L’utilisateur est obligatoirement identifié 1 par son nom, prénom et doit posséder un identifiant de connexion.

L’adresse courriel n’est pas obligatoire mais pour faciliter la communication, il est préférable de renseigner ce champ.

Seul l’administrateur général peut attribuer ce rôle d’administrateur général à un autre utilisateur. En effet, il peut y en avoir plusieurs 2 . L’utilisateur doit être affecté à un espace 3 et il est possible qu’il puisse utiliser un agenda personnel 4 .

Création utilisateur 1

L’utilisateur peut endosser plusieurs rôles 5 :

UTILISATEUR la personne accède uniquement à cet espace UTILISATEUR + l’utilisateur accède à cet espace et peut envoyer des invitations pour ajouter des utilisateurs. ADMINISTRATEUR il peut utiliser l’espace, créer des utilisateurs, envoyer des invitations mais surtout il possède tous les droits sur l’espace (lecture/écriture/suppression).

Ne pas oublier de VALIDER la saisie.

Création utilisateur 2

La connexion à son espace collaboratif

Gérer les utilisateurs du site > Envoyer identifiants et mot de passe
L'utilisateur est informé de ses identifiants de connexion par mail.
Il faut avoir au préalable renseigné l'e-mail dans le fiche utilisateur.

Envoi id & mdp

L’agenda

L'affichage général des agendas

L’administrateur général a une vue d’ensemble des agendas de tous les utilisateurs des espaces 1. Ainsi, il peut MASQUER/AFFICHER 2 les agendas de tout ou partie des utilisateurs, la coche permet de les choisir. La vue du calendrier se fait à la date du jour, au jour, à la semaine ou au mois 3.

Il convient de se positionner sur le jour de l’évènement pour le créer. La +permet d’ouvrir la fenêtre ci-contre.

Vue agenda

La création d'un évènement par l'administrateur

L’évènement doit avoir un titre 1, il est possible décrire plus précisément l’action en déroulant la fenêtre.

4-eve-periodique.jpgSélectionner cet option lorsque l’évènement est récurrent (semaine, mois, etc.).

L’évènement peut être visible 2 selon 3 modes différents :

PUBLIC visible par les utilisateurs qui ont accès aux agendas où l’évènement est affecté.
NON est sélectionné si l’évènement n’est pas partagé.
PUBLIC, MAIS DÉTAILS MASQUÉ les utilisateurs qui ont un accès en lecture ne voient que la plage horaire de l’évènement.
PRIVÉ visible uniquement par ceux qui ont un accès en écriture aux agendas où l’évènement est affecté.

3l’évènement peut être proposé à l’affectation dans l’agenda d’un autre utilisateur. Les utilisateurs concernés par l’évènement peuvent en être informés par courriel 4 4-inv-selection.jpg Inverse la sélection des utilisateurs 4-ico-admin.jpg Affecte l’administrateur du site automatiquement (groupe utilisateurs paramétré en amont).

4-admin-agenda2.jpg

La visualisation des évènements créés

L’affichage de la liste des événements permet aussi de pouvoir les modifier 5-pinceau.jpg

Création d'un évènement

La création des catégories d'évènements

Les catégories sont créées ou modifiées par l’administrateur général ou par son auteur (utilisateur ou administrateur simple). Un code couleur peut être utilisé pour chaque catégorie.

5-evenements2.jpg

L'ajout d'un agenda de ressources

Il est possible d’ajouter un agenda partagé entre un ou plusieurs utilisateurs d’espaces différents.

Ajout d'un agenda

Il convient de définir par une coche les droits sur l’agenda, en lecture seule 5-oeil.jpg ou en écriture 5-pinceau.jpg.

Droit sur un agenda

La gestion des agendas des utilisateurs

Tous les agendas créés par les utilisateurs apparaissent dans l’interface de l’administrateur général. Il peut agir sur les agendas en les modifiant 5-pinceau.jpg et en gérant les droits d’accès. Les événements sont 6-agenda-utilisateur2.jpg exportables ou importables au format ical et des courriels 6-agenda-utilisateur3.jpg peuvent être envoyés. iCalendar permet aux utilisateurs d'envoyer des demandes de rendez-vous, et de les transmettre à d'autres utilisateurs par courriel.

6-agenda-utilisateur1.jpg
Il faut disposer du logiciel permettant la lecture.

Les évènements précédents le jour J sont supprimables 6-agenda-utilisateur4.jpg par l’administrateur général quel que soit le propriétaire de l’agenda.

6-agenda-utilisateur5.jpg

La messagerie / favoris

La gestion de la messagerie internet

Cette messagerie interne aux sites permet d’envoyer des informations rapidement aux utilisateurs quel que soit l’espace auquel ils appartiennent.
Des fichiers peuvent être joints au message et l’historique des courriels s’affiche à gauche de l’écran.

[[Fichier:7-internet2.jpg|vignette]

La gestion des favoris

Les liens URL peuvent être enregistrés dans les favoris puis partagés entre les utilisateurs des espaces.
Ces liens sont mis en lecture seule ou en écriture, dans ce cas ils sont modifiables. L’information peut être notifiée par courriel, il suffit de cocher cette option.

8-favoris1.jpg
Le lien apparaît de la sorte avec l’image du site.
8-favoris2.jpg