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LE SUIVI DES PROJETS

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Vue d'ensemble

La gestion opérationnelle de projets est utilisée pour l’organisation des tâches et la planification du travail futur à réaliser. Toutes les opérations nécessaires sont effectuées au moyen du menu Projets.

Un projet est représenté par un ensemble de tâches à réaliser. Les projets peuvent avoir une structure en arbre, avec une division de phases et de sous-phases.

Schema-projet01-01.png

Le projet projet

   PORJET/Projet/Projet
Un projet est représenté par un ensemble de tâches classées selon différentes phases. Foire Bio de Bergerac.png[1]

Affichage de la liste des projets

<1> Cette VUE LISTE permet de voir les projets en cours, le temps estimé, le coût et l’état d’avancement global de l’ensemble des tâches. <2> La vue Kanban fait une étiquette de projet avec les informations essentielle. Un clic sur la flèche pour modifier les paramètres du projet.

Liste de projets

Création d’un nouveau projet

Identification du projet...

Un projet est toujours défini par un nom, une date de début et de fin<1>. Une fois le projet enregistré, il devient <En cours> de réalisation. <3> Ces boutons donnent un accès direct aux éléments du projet <4> Chaque membre du projet et autres intervenants peuvent voir l’avancement du projet et la personne à l’origine du projet
Les statuts du projet

  • Fermer le projet lorsque le projet est clôturé
  • Annuler le projet le projet n’a pas abouti
  • Mettre en modèle le projet est terminé avec succès
  • En attente le projet est en pause

Un alias est une adresse mail, différente de l'adresse mail principale, et qui va rediriger automatiquement les messages reçus vers l'adresse principale.

Création d'un projet

Autres informations...
<confidentialité/visibilité> Contient des tâches ou des questions qui appartiennent au projet en cours.

  • PUBLIC PROJET : tout Ie monde a accès au projet
  • INTERNAL PROJET : all employees can access tous les employés ont accès au projet
  • PRIVATE PROJET : followers Only: les abonnés seulement ont accès au projet

Le temps planifié/temps passé s’actualise automatiquement en fonction de la durée des tâches et du temps déjà passé sur certaines tâches. Une date de début/fin de projet est affectée.
L’incident est noté dans la fiche ESCALADE DE PROJET.

Création d'un projet - autres informations
Étapes du projet...

Les étapes sont prédéfinies en amont dans le menu de Configuration>Étapes. Elles permettent le suivi du projet en pourcentage de réalisation. Chaque tâche doit avoir un numéro de séquence en fonction de l’ordre de déroulement. Elles sont classées dans l’ordre croissant de leur séquence.
Si le projet est constitué de tâches, l’application prend en compte la priorité de la séquence sinon la date limite.

Création d'un projet - Étapes du projet

Les étapes du projet

   PORJET/Étapes/Étapes des tâches

Il est possible de créer différentes étapes/phases au projet. Cette division permet de mieux suivre les différentes tâches qui sont rattachées au projet.

Liste des phases du projet

Les tâches du projet

   PORJET/Projet/Étapes du projet

Un projet est représenté par un ensemble de tâches classées dans les différentes phases du projet. Une tâche représente un travail qui doit être fait. Chaque utilisateur travaille dans sa propre liste de tâches pour lesquelles il peut enregistrer le travail réalisé (en heures). Il peut travailler et fermer la tâche ou la déléguer à un autre utilisateur.

Affichage de la liste des tâches Les tâches en cours de traitement sont affichées en rouge et le taux de progression permet de voir par rapport aux heures allouées à cette étape du projet celles déjà réalisées

Liste des tâches du projet - Vue liste
Affichage de la vue Kanban

La vue Kanban affiche sous forme de vignette un résumé des informations de la tâche. Chaque vignette peut être colorée pour différencier les tâches du projet.

  • <1> Les colonnes peuvent être pliées ou dépliées
  • <2> L’accès au formulaire se fait en cliquant sur <modifier>
  • <3> La pastille vert indique que la tâche est quasiment terminée et qu’il est possible de passer à la tâche suivante. Il convient de cliquer sur la pastille pour qu’elle change de couleur.

Un clic sur l’étoile pour noter l’importance de la tâche.

Liste des tâches du projet - Vue Kanban
Affichage de la vue Gantt[2]
Liste des tâches du projet - Vue Gantt
Création d'une tâche

<1> Titre de la tâche
<2> Description de la tâche
<3> Selon l’avancement de la tâche, il convient de cliquer sur les étapes du projet.
<4> Mise en pièce jointe des documents liés à la tâche
<5> La pastille indique la situation de la tâche. Elle peut être en cours, bloqué ou prête pour la prochaine étape
<6> Les informations complémentaires permettent de renseigner la priorité donnée à la tâche et de dater l’action

Création d'une tâche