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LE SUIVI DE L'INFORMATION

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Odoo- Gestion Électronique des documents GED

OdooV11 - Document(s) rattaché à l’élément

La GED est existante sur tous les éléments du PGI (facture, fiche client, livraison, notes, mail, etc.). Les documents sont organisés automatiquement par l'application. À charge pour l'organisation d'adopter un charte de nommage des documents cohérentes même s'ils sont classés dans les éléments.

  • <1> Visualiser le nombre de pièces jiontes
  • <2> Supprimer la pièce jointe
  • <3> Ajouter une nouvelle pièce jointe
Pièce(s) jointe(s)


Les <DOCUMENTS> donnent accès à tous les fichiers attachés à chaque enregistrement. Il permet d’y stocker tous les documents comme les courriels, les pièces jointes liées au projet ou tout autre document. Depuis cette vue, il est possible de rechercher des documents.


<1> Le fichier, quel que soit le format, est rattaché à l’élément sélectionné dans la liste ou dans la vue formulaire.
<2> Il est possible d’agir sur le fichier en définissant le dossier de l’armoire virtuelle.

Pièce(s) jointe(s)

OdooV14 - Document(s) rattaché à l’élément

L'ajout de pièce jointe apparait au bas de la fenêtre de traitement.

  • -1- Accès à l'ajout de pj
  • -2- + "Ajouter une pièce jointe"
  • -3- Affichage de la liste des pièces jointes à l'élément
Ajout d'une pièce jointe

Mise à disposition des informations – Filtrer la base de données

VIDÉO - L'extraction des données clients

  Il est possible d'extraire des champs du PGI pour réaliser par exemple un publipostage clients
  • L'extraction de la base de données des clients


L’extraction d’un ensemble d’informations d’une base est très simple. L’utilisation de filtres permet de sélectionner les enregistrements spécifiques basés sur des critères définis et/ou choisis. Il va donc falloir agir sur les champs pour définir les critères de recherche.

Par exemple, il est possible de filtrer la base de données des clients afin d'afficher uniquement les enregistrements qui contiennent dans le champ <Code postal la valeur <33>.

Filtrer une base de données à partir des champs existants

<1> la partie principal de la vue recherche intègre des filtres par défaut qu’il est possible d’activer par un clic. Une coche apparait devant la sélection.
<2> Il est possible d’ajouter un filtre personnalisé dans la recherche avancée. Il suffit de sélectionner le champ, l’opérateur logique et la valeur attendu.
<3> A ce premier filtre, il peut être ajouté d’autres filtres en cliquant <AJOUTER UNE CONDITION>
<4> <APPLIQUER> la sélection
<5> Il est possible d’enregistrer le filtre sélectionné. Ce filtre peut être partagé avec d’autres utilisateurs.

Filtrer une base de données


Préparer la base de données à exporter

Cet assistant va exporter toutes les données qui correspondent aux champs sélectionnés dans la liste disponible. L’export peut se faire sur toutes les données ou uniquement les champs qui peuvent être réimportés après modification. <1> Après avoir filtré la base de données, il convient de sélectionner les lignes à exporter.
<2> Sélectionner dans les <Autres options> la fonction d’export.
<3> Il faut sélectionner dans la liste des champs disponibles, le champ à exporter en l’ajoutant. Il apparait dans la partie droite.
<4> Il est possible de conserver un modèle de champs à exporter. Cette liste est nommée puis enregistrés. Il suffit alors de rappeler la base en déroulant la liste.
<5> cliquer sur Exporter pour générer le fichier au format csv

Export des informations

Traiter le fichier d’export

Le fichier d’export<5>, au format CSV[1], peut être ouvert ou enregistré. Il est conseillé de l’enregistrer. Le format CSV est un fichier texte représentant des données tabulaires sous forme de valeurs séparées par des virgules.

Fichier d'export

Ouverture du fichier à l’aide d’OpenOffice ou LibreOffice (recommandé)

Ouverture du csv 1

Il faut contrôler l’option de séparateur <1> qui a une incidence sur l’affichage des champs en colonne puis cocher VIRGULE si nécessaire, la visualisation de l’organisation des champs <2> se fait immédiatement <3> puis valider vos changements. Attention ! le fichier CSV est encodé au format UTF-8[2], il convient de le spécifier lors de l’ouverture sinon les accents risquent de ne pas s’afficher correctement.
Le fichier s’ouvre dans un format tableur facilitant le traitement des données. Ce retraitement n’est pas indispensable dans tous les cas, il est possible de faire un publipostage avec le fichier de base au format csv.

Ouverture du csv 2


Messagerie interne

   MESSAGERIE/MESSAGERIE/BOITE DE RÉCEPTION

La messagerie est un outil de communication interne. Elle permet d’envoyer des messages entre les utilisateurs et d’y attacher un document de la base de données (facture, Bl, Bc, etc.)
Elle contient la demande et l’ensemble des réponses à cette demande. Il est ainsi plus facile de contrôler l’ensemble des demandes non clôturées, les documents attachés successivement durant la discussion et l’historique.
La boite aux lettres est un intermédiaire entre une boite d'e-mails et une liste de taches, ou il faut traiter chaque élément jusqu'à ce que la boite soit vide.
Cette boite aux lettres permet aussi d’être notifié des évènements professionnels des utilisateurs abonnés « followers ». Les FOLLOWERS sont les gens qui suivent vos mises à jour.

Read More: Guide des premiers pas: ce qu’il faut savoir pour se lancer et optimiser sa présence sur Twitter | WEBKETING.fr http://www.webketing.fr/guide-des-premiers-pas/guide-des-premiers-pas-bien-debuter-avec-twitter/#ixzz3SrGVc2ZM

Envoi d’un message à un utilisateur

<1> la rédaction d’un message peut se faire à partir du widget <enveloppe> ou de la boîte de réception <rédiger un nouveau message>.
<2> L’utilisation se fait comme toute messagerie avec le sujet du message, un ou des destinataires, des pièces jointes, etc.
<3> Une fois envoyé, le message apparait dans la boîte de réception de l’utilisateur.
<4> Il est possible d’enregistrer des modèles de courriels ou d’en utiliser

Messagerie

VIDÉO - La messagerie instantanée

  Cette messagerie permet de communiquer entre les collaborateurs sans passer par le mail. Il est possible de s'adresser à tout ou 
  partie des collaborateurs et de joindre des fichiers à la conversation. L'historique est inscrit dans le PGI.


Gestion de la boîte de réception

L’utilisateur voit en temps réel les messages reçus <4> par un indicateur chiffré. Lorsqu’il répond au message <3>, l’historique est automatiquement incrémenté sous le message.
<5> Il est possible de marquer le message comme <A faire>, d’y répondre à nouveau ou de cliquer sur <terminer> s’il est traité. Il est directement archivé.
Il est possible de donner son approbation en cliquant sur « j’aime » ou « je n’aime pas ».

Messagerie

Agenda personnel & partagé

   MESSAGERIE/AGENDA/CALENDRIER
  • <1> Sélectionner le jour de l'évènement à inscrire dans l'agenda
  • <2> Rechercher un utilisateur pour visualiser son agenda
  • <3> Cocher l'agenda de l'utilisateur que vous souhaitez voir à l'écran.
Agenda

VIDÉO - L'agenda

  Le module [calendrier] permet d'inscrire les évènements personnels ou partagés avec les collaborateurs. 


Notes & suivi des activités

L'installation du module "Productivity"

Ce module s'installe très simplement. Il faut se connecter en administrateur de la plateforme puis accéder aux applications.

  • -1- Accéder au menu Applications
  • -2- Sélectionner dans les applications Productivity
  • -3- Installer le module
Sélection du module

L'utilisation du module

   MESSAGERIE/AGENDA/NOTES
  • <1> Créer une tâche ou une note
  • <2> Renseigner l'intitulé
  • <3> Positionner la note dans l'une des étapes. Les étapes sont paramétrables dans le menu <Agenda/Etapes>
Suivi des notes

VIDÉO - La planification des tâches

Le module note permet d'organiser et de planifier les tâches. Certaines tâches peuvent être partagées avec des collaborateurs. La vue Kanban permet d'organiser les tâches, de les répartir dans le temps par priorité. Les colonnes sont entièrement personnalisables.

Suivi des tâches "A faire"

   MESSAGERIE/MESSAGERIE/A FAIRE

Cette fonctionnalité permet en un clic de marque l'action dans le PGI à terminer ou à faire.

  • <1> Marquer l'action à terminer en cliquant sur l'étoile située dans la partie <Envoi d'un message ou Log>
Marquer l'action "à faire"
  • <2> Dans la messagerie s'affiche le nombre de tâches à faire. Il suffit d'accéder à la liste.
  • <3> Cliquer sur l'action <à faire> matérialisée par une étoile
Accéder à l'action à faire

Modules CONTACTS

Ce module regroupe l'ensemble des partenaires de l'entreprise qu'ils soient clients, fournisseurs, employés, etc. L'attribution d'une étiquette (ou TAG) pour les identifier rapidement dans la base est primordiale.
L'étiquette permet de créer un filtre personnalisé sur l'élément de la base de données.