Wikiappli.png

Utilisation de l’espace

De Applications
Aller à : navigation, rechercher

L'agenda

Vue d'ensemble

Les agendas s’affichent dans l’ordre alphabétique, il ne faut pas oublier d’aller jusqu’en bas de la fenêtre pour les visualiser dans leur intégralité.

B-agenda1.jpg

Création d'un évènement

Description des fonctionnalités [1]

Création d'un évènement

Modification d'un évènement

En se positionnant sur l’évènement B-agenda4.jpg du calendrier, une fenêtre permet de modifier la fiche ou de la supprimer dans un ou plusieurs agendas.
Cette vue montre la personne informée de l’évènement et celle qui l'a créé.
Une fiche en lecture seule fait apparaître un message d’alerte à l’utilisateur qui veut la modifier et qui n’en a pas les droits.

Modification évènement1
Modification évènement2

L'actualité

Affichage des actualités

Ce tableau de bord permet à l’utilisateur quelques soit son statut d’être informé des évènements depuis sa dernière connexion.
L’actualité apparait à gauche de l’écran d’accueil. Des filtres permettent trier la visualisation des évènements par période.

C-actu1.jpg

Le forum

Présentation

Un forum est un espace de discussion ouverte à plusieurs utilisateurs. Les discussions y sont archivées ce qui permet une communication en temps différée de l’information. C'est ce qui différencie les forums de la messagerie instantanée. Les sujets de discussion peuvent être organisés

Post d'un sujet

Une question est posée à tout ou partie des utilisateurs de l’espace.
Des droits en lecture/écriture sur le message sont donnés par celui qui pose la question. Les administrateurs ont toujours un droit en écriture. Ainsi, ils peuvent modifier ou supprimer un sujet.

Forum1

Le sujet apparait dans la fenêtre principale mais aussi dans les actualités (partie gauche de l’écran).

forum2

La gestion des fichiers

Création de dossiers

Les utilisateurs de l’espace créent des dossiers dans lesquels sont enregistrés des fichiers quel que soit leur format.
E-fichier1.png

Téléchargement de fichiers

L’ajout d’un fichier se fait par un simple clic-glisser dans la fenêtre destinée à recevoir le document. Il est possible d’en informer par courriel les utilisateurs de cet espace.

Info1.png Il convient de se positionner dans le dossier dans lequel le fichier doit être mis pour ajouter le fichier.
Il peut arriver que le téléchargement du fichier ne fonctionne pas en AJOUT MULTIPLE. Il faut alors choisir AJOUT SIMPLE de fichier.

E-fichier2.png

Résultat

Le fichier ajouté apparait dans le dossier Dossier racine>Tutoriels>RoundCube.odt.

Info1.png Seul l’administrateur dispose de droits suffisants pour supprimer ou déplacer des fichiers, il doit veiller à l’organisation cohérente des ressources dans l’espace.
L’utilisateur ne peut pas supprimer un fichier qu’il n’a pas déposé (dont il n’est pas l’auteur).

E-fichier3.png

Les projets

Il convient d’inscrire les tâches d’un projet dans un dossier spécifique ce qui permet d’en visualiser les dépenses par rapport au budget prévisionnel 1, l’avancement des tâches en pourcentage 2, la période3 et le nombre de tâches utiles à ce projet 4.
Description de la tâche
En rentrant dans le dossier du projet 5,
  • l’ensemble des tâches s’affichent 6 avec la priorité donnée [ ,
  • les personnes rattachées au projet,
  • le budget prévisionnel et le budget engagé
  • la période de réalisation.

Une vue de Gantt 7 permet de visualiser dans les temps l’exécution des tâches en pourcentage.

Signalisation de l'urgence
Aperçu d'une tâche

Création d'un dossier

Tout d’abord, il convient de créer un dossier qui va contenir l’ensemble des tâches du projet. Des droits en lecture/écriture sont donnés à tout ou partie des utilisateurs de l’espace.

T-tache4.png
Droits de l'utilisateur

Ajout des tâches

Les tâches sont ensuite ajoutées au dossier.

Chaque tâche doit être planifiée et attribué un ou plusieurs utilisateurs. Elle est aussi budgétisée et son suivi est assuré en notant le pourcentage d’avancement.

Ajout d'une tâche
Vue sur la tâche

Les favoris et le Tchat

La gestion des favoris

Les liens URL sont stockés et classés dans des dossiers et sous-dossiers si nécessaire.

Création d'un dossier
Les liens sont visualisables sous forme de vignette.
Vue vignette

Le lien URL est ajouté dans le formulaire.

F-favoiris3.png
F-favoiris4.png

La gestion du Tchat

Cliquer sur la bulle bleue T-tchat2.png, la discussion en direct peut commencer.

tchat actif
L’utilisateur peut paramétrer son « tchat » en cliquant sur GÉRER LA MESSAGERIE INSTANTANÉE
Paramétrage du Tchat
Il va activer au non le « tchat » ou l’activer mais en choisissant les utilisateurs.
Choix de l'utilisateur

Les contacts

Les contacts peuvent être les utilisateurs de l’espace ou du site mais ils sont surtout des personnes sans lien avec l’espace.
C-contact1.png
Ils peuvent être classés dans des dossiers pour lesquels des droits en lecture ou écriture sont attribués à tout ou partie des utilisateurs. Si la coche est activée, les droits d’accès sont automatiquement attribués aux sous-dossiers.
C-contact3.png
Les fiches des contacts sont renseignées de manière très classique.

Sans entrer dans la fiche, il est possible d’accéder directement à certaines informations par un simple clic :

  • localiser sur une carte C-contact6.png le contact
  • contacter la personne par courriel si l’adresse a été saisie dans la fiche.
C-contact4.png
Lorsque le nombre de contacts est important, il est préférable de les importer.
C-contact5.png