Outils numériques AGOrA

Les activités administratives sont fortement influencées par les évolutions suivantes des systèmes d’information. Le gestionnaire administratif évolue dans un environnement numérique de travail de type PGI ou SAP. Il s'adapte aux évolution technologique et aux moyens de communication (site web, site marchand, télédéclaration, plateforme collaboratives, etc.).

Les activités, tant comptables qu’administratives, s’inscrivent dans un vaste mouvement de dématérialisation des informations qui conduit à l’utilisation massive de documents électroniques, le tout dans un environnement numérique généralisé.

Les applications et les réseaux sont interconnectés et chacun doit maîtriser des solutions d’interfaçage entre un siège et des agences, d’autant que les architectures des systèmes d’information et les technologies utilisées sont conçues pour développer de plus en plus le travail à distance La maîtrise de clés sécurisées, de plates-formes collaboratives, de transferts de fichiers, d’intranets et d’extranets font désormais partie des exigences techniques minimales attachées aux postes administratifs.

Dans les TPE, une polyvalence totale est requise en matière d’utilisation des technologies avec, le plus souvent, la maîtrise d’une suite de gestion prescrite par l’expert comptable ou le centre de gestion ou l’utilisation d’une application propriétaire.

Dans les PME-PMI, tous les personnels ont des activités administratives incidentes. De plus en plus, les cadres intermédiaires prennent eux-mêmes en charge les activités de secrétariat traditionnel (bureautique, courrier, messagerie, gestion du temps). En revanche, les personnels administratifs prennent en charge les activités relevant de la communication, notamment externe, avec comme valeur ajoutée leur degré d’initiative, leur sens de l’autonomie et des responsabilités. Les emplois de gestionnaire administratif, intégrant plus franchement la recherche de performance, nécessitent l’utilisation d’outils informatiques et la mise en place d’une organisation permettant de respecter les délais et d’augmenter la rapidité de traitement des dossiers.

L’utilisation de solutions informatiques spécifiques est partagée entre plusieurs collaborateurs occupant des postes de nature et de niveau différents. On y trouve des applications web traditionnelles, de web sémantique et des objets, de GED, des applications de bureau nomade, des progiciels métiers mais aussi des outils d’e-Learning (apprentissage en ligne), d’e-commerce, de télétransmission, sachant que l’auto-formation, via des cédéroms ou des formateurs relais, peut constituer une part importante de ces activités. Dans tous les cas, la maîtrise de solutions informatiques de plus en plus complexes n’a de sens que par rapport aux problématiques professionnelles qu’elles permettent de traiter ; par exemple, tenir un agenda électronique, c’est avant tout maîtriser tous les problèmes organisationnels et relationnels liés à la coordination des agendas d’un service.