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Le classement et l'archivage des documents

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Les méthodes de classement et d’archivage, la GED

Rangement - Il fait référence à l'organisation matériel des documents dans les différents outils comme les classeurs, les armoires que ce soit physique ou numérique. Le rangement s'implique pas forcément le classement. Les documents peuvent être stocker au même endroit de manière très anarchique.
Classement - Il permet de ranger de manière organiser les documents par couleur, par fournisseur, par thème, etc. afin de le retrouver très rapidement
Archivage - Il s'agit de ranger les documents sans utilité immédiate mais qu'il faut conserver un certain temps (délai légal) jusqu'à leur destruction.

Archiver, sécuriser et retrouver facilement tous les documents de l’entreprise L’entreprise est au cœur d’un système d’échange d’informations la reliant à son environnement (fournisseurs,clients, administration, partenaires) via les factures, bons de commande, relevés bancaires, contrats, bulletins de salaire, formulaires administratifs, courriels, etc. Les technologies et usages numériques permettent de dématérialiser ces documents, de les conserver en toute sécurité, de les archiver et de les retrouver facilement; le papier cédant la place au format numérique Lire la suite...

  • Organisation et classement en entreprise
  • Métier : Assistante de direction


Délai de conservation des documents

Particulier :
http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/F19134.xhtml

Entreprise :
http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F10029.xhtml

L’entreprise Locarchives nous propose une présentation complète : pourquoi archiver ? Comment archiver ? Qu’est ce qu’une archive ? Enjeux de l’archivage. Normes et réglementations. Pourquoi externaliser…

http://www.locarchives.fr/vos-besoins/pourquoi-archiver

La GED - Gestion Électronique des Documents

(GED ou EDM1 pour Électronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires. La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers), d'indexation, de classement, de gestion et stockage, d'accès (navigation et recherche) et de consultation des documents. La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions. Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet "standard" de dématérialisation de factures est inférieur à un an. Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte ("full text"). Selon une étude de serdaLAB, le laboratoire d'études du groupe Serda, le marché de la GED et de la gestion de contenu atteint 1,1 milliard d'euros en 2008, en progression de 8 %. Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, classement, stockage et diffusion.

  • Témoignage gestion des FACTURES FOURNISSEURS - GED Open Bee™ e-FACT PRO

Simple 2.38 mn


Pourquoi mettre en place GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS dans une entreprise?

Généralement, c'est la mise à jour du système d'information qui incite les organisations à franchir le pas. Une évolution qui se traduit par la dématérialisation des documents, évitant ainsi une saisie manuelle dans le système.

Les outils sont en effet capables d'extraire les informations et de les transmettre au service concerné. Un projet GED peut être motivé par la volonté de partager plus efficacement et plus rapidement les données entre les collaborateurs. Il permet aussi d'obtenir un classement «plus propre» de l'information, en évitant notamment les doublons des salariés. La GED se justifie également lorsque des documents sont amenés à être très régulièrement consultés et modifiés. Une entreprise a tout intérêt à passer à la GED lorsque ses salariés doivent consulter simultanément de nombreux documents, a fortiori si ce cas de figure se renouvelle souvent». Bien sûr, la GED sera d'autant plus avantageuse que les équipes sont éloignées géographiquement. Elle permet de capturer un flux d'informations à l'instant T et de l'organiser pour le partager et/ ou l'enrichir. Elle représente un bon moyen d'améliorer le confort de travail car elle évite des manipulations manuelles longues et fastidieuses. Enfin, outre les économies sur le coût du papier, la GED permet à l'entreprise de faire un pas de plus dans le sens du développement durable.

Les différentes étapes de la GED

En quatre étapes, la GED permet de prendre en charge tout le cycle de vie du document. Dans l’optique d’une démarche responsable, la GED permet entre autres de réduire notablement le volume de papier utilisé. Cela représente un gain de temps et de place considérable, avec une incidence sur les coûts de gestion de l’entreprise ou de l’organisation.

L’acquisition des documents : 1ère étape de la GED

Acquérir des documents est la fonction première de la GED. Il pourra s’agir de documents sur papier, qui devront être numérisés par le biais de scanners, mais aussi de documents électroniques déjà existants, tels que les fichiers de bureautiques, les PDF. De plus, l’acquisition pourra intégrer la production de nouveaux documents électroniques, ou l’échange de documents électroniques entre deux organismes partenaires, par le moyen d’une interconnexion de leurs systèmes d’information. Dans tous les cas, le document qui entre dans le système de gestion passe généralement par un workflow, une chaîne de validation paramétrable qui permet d’aboutir à une version finale du document conforme aux critères attendus.

Le classement des documents : 2ème étape de la GED

L’indexation constitue la deuxième étape de la gestion électronique de documents : il s’agit de décrire le document et son contenu, afin de faciliter son utilisation. Pour cela, on pourra procéder en utilisant soit une indexation par type (avec la description formelle du document concerné, son auteur, son titre, sa date…), soit une indexation par concepts ou mots-clés. Dans ce cas, l’auteur du document peut lister les termes les plus fréquents, ou sélectionner les mots-clés en lien avec le document dans un thésaurus : cette solution permet d’harmoniser les pratiques. Cette étape doit permettre de retrouver facilement le document en cas de besoin.

Le stockage des documents : 3ème étape de la GED

Le stockage, ou archivage des documents, permet d’assurer la conservation des documents dans le temps, dans le but par exemple de répondre à des obligations légales ou de fonctionnement. Mettre en place une solution de stockage adaptée à ses besoins est essentiel pour le bon fonctionnement des outils de gestion de documents. Pour cela il faut tenir compte du choix du support de stockage : il doit être adapté au volume de stockage, à la fréquence de consultation ou à l’importance des données, et offrir des garanties en termes de sécurité ou d’accès des données. L’organisation du stockage et la durée de conservation doivent aussi être considérées.

La diffusion des documents : 4ème étape de la GED

Dernière fonction de la gestion électronique de documents, la diffusion peut se faire par le biais d’internet ou de l’intranet de l’entreprise.

La GED et le PGI

Qu’est-ce que le CLOUD ?

  • Présentation du Cloud vidéo 3.20 mn


Difficile de dématérialiser lors d’échanges internationaux :

http://www.lesechos.fr/thema/entreprise-digitale-3/0203842961248-le-cloud-favorise-la-dematerialisation-1053301.php


Comment répondre au « zéro papier » en entreprise ?

http://www.capital.fr/bourse/communiques/comment-repondre-au-zero-papier-en-entreprise


Six bons réflexes pour manier le cloud en toute sécurité

En savoir plus sur http://www.lesechos.fr/thema/entreprise-digitale-3/0203849992293-six-bons-reflexes-pour-manier-le-cloud-en-toute-securite-1053403.php?L1Sl0380QyoCFJrL.99

Un avenir 100% numérique ?

http://www.lesechos.fr/idees-debats/cercle/cercle-118049-vers-un-monde-sans-papier-la-gestion-des-transactions-numeriques-1061689.php

Le cloud favorise la dématérialisation

http://www.lesechos.fr/thema/entreprise-digitale-3/0203842961248-le-cloud-favorise-la-dematerialisation-1053301.php?KHSgfO4a7mvjfFDs.99