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Les documents commerciaux

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Les documents commerciaux ont chacun une fonction et interviennent à un moment précis du processus de vente. On parle de chaine documentaire.

Le devis

  • Définition
  • Fonction : Le devis est le document qui doit permettre au consommateur de connaitre à l’avance le prix qu’il va payer et de comparer les offres.

La loi Hamon du 17 mars 2014 relative à la consommation impose aux professionnels de prestations de service dont le prix ne peut pas être déterminé à l’avance, de fournir un devis lorsque le consommateur le demande.

Juridiquement, le devis est une offre de contrat qui engage fermement le professionnel. Le consommateur ne sera tenu par ce contrat que s’il choisit de s’engager en signant le devis.

Une fiche pratique sur les devis a été rédigée par l’INC.

  • Forme

L’écrit est obligatoire puisque le client ne sera engagé que lorsqu’il aura signé le devis qui lui a été proposé.

Certaines mentions doivent obligatoirement figurer dans un devis.

Le devis avec la signature du client devient un véritable contrat. A ce titre, il devra être archivé pendant 5 ans.

Le bon de commande

  • Définition
  • Fonction : le bon de commande est un document adressé par l’acheteur à un fournisseur pour matérialiser une commande. Il constitue un engagement juridique et financier.
  • Forme : le bon de commande est un écrit dont le cadre est établi par le fournisseur et renseigné par le client. Il n’est obligatoire que lorsque le contrat dépasse 1500€ .
  • Mentions obligatoires

Des mentions obligatoires supplémentaires sont prévues dans le cadre de la vente directe

  • Règles d’archivage : s’agissant d’une pièce justificative comptable, le bon de commande doit être archivé 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.

Le bon de livraison

  • Fonction : Le bon de livraison est un document établi par le vendeur à la préparation de la livraison, il accompagne la marchandise et est remis à l’acheteur par le livreur lors de la délivrance de la marchandise
  • Forme : Écrit en deux exemplaires : un est conservé par le client, l’autre, signé par l’acheteur est conservé par le vendeur pour prouver la bonne exécution de la commande.

Un article des échos explique l’intérêt de la signature du bon de livraison par le client.

  • Mentions obligatoires : il comporte les informations essentielles sur l’envoi (client, fournisseur, contenu et conditions de la livraison)

S’agissant d’une pièce justificative comptable, le bon de livraison doit être archivé 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.

La facture

S’agissant d’une pièce justificative comptable, la facture doit être archivée 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.

La dématérialisation des documents commerciaux GED

Le classement des documents